Flashback: 6 jaar administratie

In januari 1999 nam de gemeente Oud-Heverlee de principiële beslissing om nieuwe lokalen te bouwen voor onze scoutsgroep. Er werd een geschikte (nieuwe) locatie voor onze scouts gezocht (de huidige tereinen worden door de gemeente gehuurd, maar vermits ze niet van de gemeente zelf zijn, kunnen er geen verbouwingen op gebeuren, zonder toestemming van de eigenaar, die zulke verbouwingen weigert). Het nieuwe terrein bevindt zich ook in de De Betstraat van Haasrode, maar enkele percelen verder dan onze huidige lokalen (voor foto's hiervan, klik hier).

De gemeente startte de procedures voor de onteigening van dat terrein. Op de gemeenteraad van 6 november 2001 werd de notariele akte voor onteigening van het terrein goedgekeurd. Bovendien werd de besteding van 5 miljoen frank voor de aankoop van de grond en bouw van de lokalen goedgekeurd, zodat er een architect kon aangesteld worden. Een aantal architecten werden aangeschreven.

Op de gemeenteraad van mei 2002 werd de architect gekozen en officieel aangesteld. Architecte Sofie Beyen uit Haasrode zal het project leiden. Nu deze administratieve verplichtingen afgehandeld zijn, kan de meer praktische kant beginnen.

Op donderdag 20 juni kwamen de Burgemeester, Schepen van Jeugd, architecte Sofie Beyen en de groepsleiding samen voor een eerste contactvergadering. Op de vergadering heeft de groepsleiding het programma voor onze nieuwe lokalen (met alle aspecten waarmee rekening moet worden gehouden) voorgesteld.

In een volgende stap werd het terrein opgemeten door een landmeter en werden er grondproeven gedaan (i.v.m. stabiliteit). Verder nam de gemeente contact op met de eigenaars van enkele buurgronden, in verband met een eventuele latere uitbreiding van het terrein.

De architect maakte vervolgens enkele voorontwerpen, die moesten klaarzijn tegen 30 augustus. Met deze eerste plannen zijn de Burgemeester, Schepen van Jeugd, de architect en de groepsleiding dan naar stedenbouw geweest om te vragen of dergelijke inplanting en gabariet mogelijk zijn; de nieuwe lokalen liggen immers in openbaar nutsgebied, en daarvoor zijn de reglementeringen minder strikt vastgelegd. Dit eerste voorontwerp gaf vooral aan hoe de verschillende ruimtes zullen liggen wat organisatie en groottes betreft. Stedenbouw gaf een positief advies voor het ontwerp.

Deze plannen werden op de groepsraad van het startweekend voorgesteld, en er werden suggesties voor verbeteringen opgetekend, die werden doorgegeven op de contactvergadering met de Schepen van Jeugd, de architect en de groepsleiding op dinsdag 24 september 2002. Op deze vergadering werden de laatste grote wijzigingen voorgesteld, en werd een nieuwe datum vastgelegd waarop de definitieve plannen klaar zouden moeten zijn (29 oktober 2002).

Op dinsdag 29 oktober kwamen de Schepen van Jeugd Adri Daniëls, architecte Sofie Beyen en de groepsleiding bijeen voor een laatste ontwerp-vergadering. De laatste wijzigingen werden voorgesteld, samen met de begroting. Zoals wel vaker, waren de kosten voor de bouw voorlopig nog te groot. Tegen 8 november 2002 moest de architecte een aantal besparingen verder onderzoeken en voorstellen aan de gemeente Oud-Heverlee.

Tegen 1 januari 2003 moesten de defintieve plannen met gedetailleerde kostenraming klaar zijn. Helaas is dat niet gelukt. Door het bevallingsverlof van onze architecte zijn de plannen ingeleverd begin april. Nog meer helaas, want de plannen waren nog steeds te duur en werden opnieuw door het schepencollege afgekeurd.

Op 10 juni werden de gewijzigde plannen met nieuwe besparingen binnengeleverd op het gemeentehuis. Er werd gesleuteld aan het budget door de lokalen ietsje kleiner te maken, en zoveel mogelijk te besparen op materialen. Een aantal lokalen werden ook in de kelderverdieping ondergebracht (materiaalkot, spellokaal).

Op de vergadering van 18 juni 2003, samen met de architecte en de Schepen van Jeugd, gaf de groepsleiding een laatste goedkeuring voor het ontwerp, dat daardoor opnieuw naar de Technische Dienst kon. Helaas ging het alweer fout. De plannen bleven er twee maanden liggen en kregen uiteindelijk een negatief advies. Dit slechte nieuws kwamen we pas te weten wanneer we zelf naar het gemeentebestuur stapten. Onmiddellijk namen we contact op met de vraag voor een nieuwe vergadering.

Na de Dia-avond volgde op dinsdag 7 oktober een onderhoud met de Burgemeester. Daarop werd voorgesteld een vergadering te plannen met alle betrokken partijen om duidelijke afspraken te maken.

Die vergadering kwam er, op donderdag 23 oktober 2003. Zowel de Burgemeester, Schepen van Jeugd, Technische Dienst als de architecte en groepsleiding waren aanwezig. De architecte had de aangepaste plannen bij en stelde ze voor. Verder werden er afspraken en een planning opgemaakt. Nieuwe hoop dat alle partijen zich hieraan zullen gaan houden.

In december kwam er een openbare aanvraag tot stedenbouwkundige vergunning. Er kwamen voor zover bekend geen bezwaarschriften binnen.

30 januari 2004: de definitieve einddatum voor het indienen van het volledige bouwdossier (inclusief het lastenboek) op het gemeentehuis. De architecte is niet klaar, omdat er nog problemen zouden zijn met de riolering die niet op de voorgestelde manier kan gelegd worden. Dat is echter een apart dossier voor de gemeente; de architecte hoeft er dus geen rekening mee te houden. Toch weer een communicatieprobleem?

De tijd verloopt, maar begin maart is ongeveer 80% van het dossier is binnen en er zou toch nog een goedkeuring kunnen komen op de gemeenteraad komende week. Benieuwd wat het wordt!

30 maart 2004: Goed nieuws! Het bouwproject kwam eindelijk op de agenda van de gemeenteraad en werd goedgekeurd. Op 9 april gebeurt de aankondiging in het Bulletin der Aanbestedingen voor de eerste twee percelen (ruwbouw en buitenschrijnwerk), wat betekent dat aannemers hiervoor offertes mogen sturen.

Slecht nieuws aan de telefoon op 29 mei. De Schepen van Jeugd meldt ons dat de ingediende dossiers van de aannemers voor de ruwbouw ten minste 37% duurder uitvallen dan voorzien in de budgetten. Het project zit wéér vast.

Op 15 juni kwamen de Burgemeester, Shepen van Jeugd, Technische Dienst, architecte en groepsleiding bijeen voor een vergadering waarop het dossier opnieuw besproken werd. Er wordt voorgesteld om besparingsmaatregelen te treffen op twee manieren. In de eerste plaats zal de architecte proberen de prijs te doen zakken door over te schakelen op industriebouw in plaats van gewoon gevelmetselwerk. Deze optie wordt tegen de volgende vergadering nagevraagd. Als ook dat de prijs onvoldoende kan doen zakken, zullen de plannen hertekend en verkleind moeten worden. De ontgoocheling is groot.

Alle betrokken partijen kwamen opnieuw samen op vrijdag 2 juli 2004. De architecte heeft nog geen prijsofferte's voor industriebouw, omdat de aannemers dit op zo'n korte termijn niet zagen zitten. Veel kan er dus niet beslist worden. Een nieuwe datum wordt vastgelegd waarop de beslissing moet vallen.

Dinsdag 3 augustus is er een nieuwe vergadering. Er zou gekozen moeten worden tussen industriebouw of kostenbesparing door het verkleinen van de lokalen. De eerste optie betekent een volledig nieuw ontwerp, vermits industriebouw een andere constructie vraagt. In het tweede geval moeten de plannen enkel hertekend worden, waarna de aanbestedingsprocedure opnieuw kan gestart worden. Helaas, de bevoegde personen zijn niet aanwezig op de vergadering en veel kan er dus niet beslist worden.

Na vijf en half jaar vergaderen is de emmer niet één maar wel tien keer overgelopen. Met de grote vertragingen die er alweer aankomen, plannen we een lokalenactie aan het gemeentehuis op 6 augustus 2004. We vragen leden en sympathisanten om een symbolische baksteen te komen droppen voor de ingang van het gemeentehuis. Verschillende kranten, tv en radio berichten over de actie (lees de krantenartikels).

Het gemeentebestuur is niet gelukkig met de actie, maar heeft de boodschap wel begrepen. Plots stelt de gemeente heel duidelijke richtlijnen: er moet een volledig nieuw plan komen, dat een heel stuk kostenbesparender kan zijn, en de nieuwe lokalen moeten kost wat kost af zijn op 1 oktober 2005. Als is die laatste uitdrukking misschien wat ongelukkig gekozen, want de laatste eis van het gemeentebestuur is ook duidelijk: het voorziene budget van 500.000 euro mag niet overschreden worden.

Scouting, da's durven! We steken de handen uit de mouwen, en stellen zelf een nieuw voorontwerp op. Dit keer geen twee gebouwen, maar één groot L-vormig gebouw. Vrijdag 15 oktober komen alle partijen opnieuw bijeen, en wordt het nieuwe voorstel besproken. Volgens een eerste raming van de Technische Dienst overschrijdt dit ontwerp het budget niet meer. Eén dag later komt Schepen van Jeugd Adri Daniëls op onze Dia-avond de leden en ouders zelf uitleggen hoe het nieuwe dossier er uitziet. De inhuldigingsdatum van 1 oktober 2005 komt opnieuw ter sprake.

De architecte werkt tegen een ijltempo aan de bouwdossiers voor het nieuwe project. Op vrijdag 7 januari 2005 bespreekt de architecte samen met de Technische Dienst de plannen, klaar voor Stedenbouw. Dinsdag 11 januari vergaderen de architecte en de groepsleiding over het nieuwe plan en bekijken ze enkele kleine wijzigingen. Met de kerstperiode liep de administratie alweer vertraging op, maar het dossier wordt begin januari goedgekeurd door het gemeentebestuur. Op vrijdag 14 januari 2005 verschijnen de eerste twee loten (ruwbouw en buitenschrijnwerk) in de Bouwkroniek; een week later verschijnen ze in het Bulletin der Aanbestedingen. Aannemers krijgen een maand tijd om hier op te reageren.

Op vrijdag 4 maart beslist het schepencollege welke aannemer de eerste twee loten mag uitvoeren. Het is de bouwonderneming "Schepers & Vandebroek" uit Lummen. Bij de bekendmaking van de stedenbouwkundige vergunning kwamen ook twee bezwaarschriften binnen. De klachten lijken gelukkig beperkt en zullen verworpen worden door het gemeentebestuur.